Spezialist für Projektinformationen und DMS-Prozesse – Großprojekte (m/w/d)

Über die Position

Als Spezialist für Projektinformationen und DMS‑Prozesse (m/w/d) sind Sie die zentrale Anlaufstelle für die steuerungs‑ und vertragsrelevante Dokumentation in komplexen Großprojekten. Sie stellen sicher, dass alle Projektunterlagen strukturiert, revisionssicher und fristgerecht gepflegt werden und unterstützen Projektteams, Lieferanten und interne Schnittstellen bei der Anwendung des Dokumentenmanagementsystems. In dieser Rolle treiben Sie die Entwicklung praktikabler Prozesslösungen voran und sorgen für eine konsistente Informationsbasis über Projektphasen hinweg.

Ihre Aufgaben

• Aufbau und Pflege projektbezogener Ablagestrukturen, Metadatenstandards und Freigabeworkflows zur Sicherstellung von Nachvollziehbarkeit und Compliance.
• Operative Anleitung der Document Controller: Aufgabenkoordination, Qualitätssicherung und Unterstützung bei der täglichen Dokumentenpflege.
• Zentraler Ansprechpartner für das eingesetzte DMS; Unterstützung bei Nutzerfragen, Rechteverwaltung, Schnittstellenkoordination und Release‑Änderungen.
• Durchführung von Qualitätschecks (z. B. Plausibilitätsprüfungen, Vollständigkeitskontrollen), Nachverfolgung offener Punkte und Einleitung korrigierender Maßnahmen.
• Begleitung von Dokumentenmigrationen, Erstellung von Übergabe‑Dossiers für Inbetriebnahme/Abnahme und Sicherstellung vertragsrelevanter Nachweisdokumentation.
• Erarbeitung und Pflege von Vorlagen, Checklisten und Prozess‑Dokumentationen sowie Durchführung praxisorientierter Schulungen für Projektbeteiligte und Lieferanten.
• Zusammenarbeit mit anderen Dokumentationsverantwortlichen zur Harmonisierung von Standards und zur kontinuierlichen Optimierung der Arbeitsabläufe.

Ihr Profil

• Technisches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation mit technischem Hintergrund.
• Sie verfügen über einschlägige, idealerweise praxisnahe Erfahrung im Dokumentenmanagement großer, interdisziplinärer Projekte; Erfahrung in Bau‑, Infrastruktur‑ oder Anlagenprojekten ist von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit modernen Dokumentenmanagement‑ und Kollaborationstools; Kenntnisse in thinkproject sind von Vorteil, ebenso Erfahrungen mit SharePoint, MS Office und Adobe‑Tools.
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, um technische Inhalte zielgruppengerecht aufzubereiten.
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, Prioritäten in dynamischen Projektphasen zu setzen.
• Pädagogische Fähigkeiten und Kommunikationsstärke für Anwenderschulungen und die fachliche Begleitung von Teams.

Wir bieten

• Gesundheit & Sicherheit: Teilnahme an Gesundheitsprogrammen (z. B. Fitnessangebote), optionale Krankenzusatzversicherung sowie Unterstützung bei betrieblicher Altersvorsorge. Bei Auslandseinsätzen bzw. Entsendungen gelten die einschlägigen Regelungen des Arbeitnehmer‑Entsendegesetzes (AEntG).
• Entwicklung & Karriere: Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, regelmäßige Entwicklungsgespräche und eine strukturierte Einarbeitung mit festen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern.
• Arbeitswelt & Flexibilität: Moderne technische Ausstattung, 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten abhängig von Projektanforderungen. Leistungsgerechte Vergütung und projektbezogene Bonusmodelle werden angeboten; in bestimmten Rollen besteht die Option auf einen Dienstwagen.
• Kultur & Zusatzleistungen: Angebote wie Corporate Benefits, JobRad‑Leasing, Mitarbeitendenevents, ein inklusives Betriebsklima und Beteiligungsformate für Mitarbeitende.

Wir fördern Chancengleichheit und begrüßen Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe. Wenn Sie Prozesse pragmatisch gestalten und die Qualität projektbezogener Dokumentation sichern möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

ab sofort