Assistent:in Office & Projektmanagement (m/w/d)

Assistent:in Office & Projektmanagement (m/w/d)

Experten. Talente. Persönlichkeiten.
Einfach exzellente Aussichten! Wir sind eine Marke der I. K. Hofmann GmbH und bieten die besten Jobs für Fach- und Führungskräfte bei renommierten Unternehmen.

Im Auftrag unseres Kunden, einem international führenden Technologieunternehmen im Bereich Verteidigungs- und Sicherheitssysteme, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Assistent:in Office & Projektmanagement (m/w/d) - 20 Stunden/Woche am Standort Bremen (in Arbeitnehmerüberlassung, befristet für 12 Monate).
Ihre Aufgaben:
Organisation des Sekretariats inkl. Koordination und Überwachung aller Vorgänge
Unterstützung der/des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblichen Transporten
Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen und Dienstreiseanträgen inkl. Genehmigungen und Abrechnungen in SAP
Administrative und inhaltliche Vorbereitung von Konferenzen, Workshops und Besprechungen (in- und extern)
Organisation von Geschäftsreisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen etc.)
Betreuung und Bewirtung von Gästen
Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten nach Vorgabe
Entgegennahme, Weiterleitung und Bearbeitung von Korrespondenz und Telefonaten (Deutsch/Englisch)
Sichtung und Aufbereitung von Eingangs- und Ausgangspost, Verwaltung der Sekretariatsablage
Protokollführung bei Besprechungen
Unterstützung bei Projekten und Abwicklung kleiner interner Vorhaben
Durchführung von Recherchen, Aufbereitung von Informationen und Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen

Ihr Profil:
Fachliche Qualifikation:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat
Zusatzqualifikation im Bereich Assistenz oder im organisatorischen Fachbereich
Erfahrung in der Unterstützung und Abwicklung von Projekten
Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sehr gute SAP-Kenntnisse
Sicherer Umgang mit MS Office

Persönliche Qualifikation:

Hohes Organisationsgeschick, auch unter hoher Belastung
Zielorientierte, selbständige Arbeitsweise, Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
Team- und Kommunikationsfähigkeit
Souveränes und freundliches Auftreten

Ihre Vorteile:
Mitarbeit in einem internationalen High-Tech-Unternehmen im Verteidigungs- und Sicherheitsbereich
Attraktive Vergütung nach ERA 8 bei 20 Stunden/Woche
Einblick in spannende Projekte und Einbindung in ein professionelles Team
Persönliche Betreuung durch unser experts-Team

Fühlen Sie sich angesprochen?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!
Diese senden Sie gerne per E-Mail an koeln@experts.jobs oder nutzen Sie das Online-Formular auf unserer Homepage.
Sobald Ihre Bewerbung bei uns eingeht, legt das experts-Team los!

Schritt 1: Bewerbung - Eingangsbestätigung
Schritt 2: Sichtung Ihrer Bewerbungsunterlagen
Schritt 3: Einladung zum Telefon- oder Videointerview
Schritt 4: Feedback

Ihr Ansprechpartner: Florian Holzmann

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

01.10.2025