Zeitmanagement richtig umsetzen

10.05.2021

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement bedeutet, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb einer vorgegeben Zeit zu erledigen. Damit keine Zeit verloren geht, sollte man die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv nutzen und planen, deshalb spielt hier die Organisation eine große Rolle. Das Zeitmanagement bleibt den Mitarbeitern meist selbst überlassen. 

 

Wie manage ich meine Zeit richtig?

 

1. Limits setzen

Wenn Sie sich Zeitlimits oder eine Deadline setzen, gibt es Ihnen das nötige Druckmittel. Wer unter einem gewissen Druck steht, geht auch mit mehr Energie und Engagement an die Aufgabe dran. Am besten können Sie ein Kalender, z.B. Outlook für Ihre Termine und Aufgaben nutzen. Dort können Sie auch eine Erinnerung einrichten. 

Kennen Sie die 72-Stunden-Regel?

Sie besagt, dass wenn Sie nicht innerhalb von 72 Stunden mit Ihren Aufgaben beginnen, die Chance, die Aufgaben danach umzusetzen, sinkt.

2. Delegieren

Kein Mensch kann alles. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Stärken und Ihre Aufgaben. Als Vorlage für das Zeitmanagement dient das Eisenhower-Prinzip. Man unterscheidet zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe. 

Schaffen Sie sich auf Ihrem Schreibtisch ein System. Unterlagen, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie direkt im Papierkorb entsorgen. Machen Sie sich einen Stapel mit weniger dringenden Aufgaben und einen Stapel mit dringenden Aufgaben. Arbeiten Sie Stück für Stück die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben zuerst ab. Unwichtige Aufgaben können Sie zur Seite legen oder bei dringlichen Aufgaben delegieren.

3. Im Voraus planen

Nehmen Sie sich einen Kalender zur Hand und planen Sie mindestens 2-3 Tage im Voraus. Legen Sie sich einen durchdachten Plan zurecht, denn nichts ist schlimmer, als ein Tag voller Stress und ein Tag ohne etwas zutun. Arbeiten Sie produktiv und nutzen Sie Ihre Zeit optimal.

4. Prioritäten setzen

Um Ihre Aufgaben zu priorisieren, hilft Ihnen die 40-30-20-10 - Regel. Erstellen Sie eine Liste und legen Sie fest, welche von den Aufgaben die Wichtigste ist. Die wichtigste Aufgabe kommt zuerst, dann die zweitwichtigste und so weiter. 

Beispiel: 

  • 40%: Wichtigste Aufgabe

  • 30%: Zweit-wichtigste Aufgabe

  • 20%: Dritt-wichtigste Aufgabe

  • 10%: Viert-wichtigste Aufgabe

So können Sie besser bestimmen, wie viel Zeit Sie für die jeweiligen Aufgaben in Anspruch nehmen.

5. Organisation

Machen Sie sich Notizen, To-do-Listen oder einen Zeitplan. Schaffen Sie sich einen Kalender an, ob digital oder in Papierform und halten Sie Ihren Arbeitsplatz ordentlich und sauber. Sie sparen so viel Zeit, wenn Sie nicht erst einmal Ihren Arbeitsplatz nach Unterlagen durchsuchen müssen. Mit einer Struktur können Sie viel produktiver und effizienter arbeiten.

6. Ausreichend Puffer einplanen

Die Faustregel besagt, dass man nur ca. 60 % der täglichen Arbeitszeit verplanen soll. 40 % sind Pufferzeiten für Unvorhergesehenes. Also planen Sie genügend Puffer ein! Wenn Sie zu einem Kundentermin fahren und der Hin- und Rückweg beträgt zum Beispiel insgesamt 1 Stunde, dann planen Sie nochmals mindestens 40 Minuten Freiraum ein. 

 

Weitere Methoden des Zeitmanagements und deren Vorteile:

 

ABC - Methode

  • Super simpel und extrem effektiv

  • Prioritäten werden gesetzt: A = wichtig, B = weniger wichtig und C = gar nicht wichtig

  • Leichte Planung:

A= 60 % Arbeitszeit einplanen

B= 25 % Arbeitszeit einplanen oder delegieren

C= 15 % Arbeitszeit einplanen

Die Pomodoro - Technik

  • Fokus auf die Arbeitsmethodik und Pausen

  • Funktioniert in 5 Schritten: 

  1. Alle Aufgaben schriftlich formulieren

  2. Wecker auf 25 Minuten einstellen

  3. 25 Minuten konzentriert arbeiten

  4. 5 Minuten Pause machen

  5. Nach 4 Pomodoro-Einheiten eine Pause von 20-30 Minuten einlegen

  • Zeitintervalle können individuell gewählt werden

  • Gute Methode für Anfänger im Zeitmanagement

Das Pareto - Prinzip (80/20 Prinzip)

  • Bereits mit 20% Zeitaufwand kann man 80% des Ergebnisses erzielen

  • Die restlichen 80% verwendet man, um die fehlenden 20% zu erreichen

  • Es werden immer die vollen 100% erreicht

Die ALPEN - Methode

  • Hervorragende Arbeitsorganisation

  • Wirkt am besten kurz vor Feierabend (Am nächsten Morgen muss man sich nicht wieder hineindenken und weiß direkt wo man starten muss)

  • Sachlich und strukturiert

  • A = Aufgaben, L = Länge, P = Pufferzeiten einplanen, E = Entscheidungen treffen, N = Nachkontrolle

Zeitflussanalyse

  • Beobachten Sie sich 1 Woche selbst sehr intensiv bei der Arbeit und dokumentieren Sie es

  • Zeitdiebe werden identifiziert und beseitigt